Einfachere Kommunikation zwischen Fahrern und Führungsverantwortlichen

Fahrer können sich jederzeit und überall auf der sicheren SelfService-Website anmelden, um Informationen abzurufen oder Anträge einzureichen. Dafür brauchen sie lediglich ein Handy, ein Tablet oder einen Computer mit Internetzugang. Alternativ können sie die SelfService-Terminals in den Betriebshöfen nutzen.

Fahrer können schnell und einfach wichtige Informationen ihres Dienstplans abrufen und Anträge einreichen, z. B. für freie Tage. Des Weiteren können geplante Schichten und Fahrten eingesehen, Urlaubsanträge eingereicht, Resturlaub abgefragt und Nachrichten gesendet und empfangen werden.

Unternehmensregeln und Vertraulichkeit der Fahrerdaten sind gewährleistet

Die Business-Regeln und -Abläufe des Unternehmens für verschiedene Arten von Anträgen – z. B. Richtlinien für freie Tage, Zeitguthaben, Sperrfristen für Arbeitszuweisungen usw. – sind in SelfService direkt hinterlegt. Fahrer können daher nur Anträge stellen, die von vornherein den anwendbaren Regeln entsprechen. Für Führungsverantwortliche bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis.

SelfService gewährleistet die Vertraulichkeit der Fahrerdaten. Die Anmeldung beim Portal erfolgt mit einer sicheren Benutzerkennung, und nur ein sehr begrenzter Personenkreis innerhalb des Unternehmens hat im Rahmen seiner Arbeit Zugang zu diesen Informationen.

Enge Anbindung an die Module für Planung und Disposition

TEC nutzt HASTUS seit 1997 für die Planung und Disposition. Mit dem neuen SelfService-Modul, das in die anderen Module von HASTUS eingebettet ist, kann TEC Fahreranfragen nun auch direkt in HASTUS empfangen und bearbeiten. Darüber hinaus entfällt das Risiko von Übertragungsfehlern, das bei den alten Prozessen bei TEC immer gegeben war.

So können noch weitere Bereiche von SelfService profitieren. Für die langfristige Planung liefert das Modul die aktuelle Verfügbarkeit von Fahrern, während Betriebshofmanager und Disponenten in Echtzeit über Mitarbeiterausfälle oder Verspätungen informiert werden.

Dieser gemeinsame Zugang zu Informationen gibt den Schaltstellen in Planung und Disposition mehr Flexibilität, um schnell auf Anfragen reagieren und Serviceanpassungen vorschlagen oder vornehmen zu können.

Erste Ergebnisse und Vorbereitung auf personalisierte Dienstplangestaltung

TEC entschied sich für eine mehrstufige Einführung von SelfService. Zunächst arbeitete ein begrenzter Personenkreis, zu dem Fahrer und HASTUS-Anwender gehörten, probeweise mit dem Modul, um potenzielle Probleme vor der unternehmensweiten Einführung zu ermitteln und zu beheben.

TEC hat außerdem ein Video erstellt, in dem die Testpersonen über die Vorteile des neuen Moduls berichteten, um auch andere Mitarbeiter für die Nutzung zu begeistern.

SelfService wurde innerhalb von drei Monaten unternehmensweit eingeführt. Im ersten Jahr der Nutzung wurden 90.000 Anträge auf freie Tage mit dem Modul bearbeitet.

Der Zeitaufwand für die Bearbeitung des Jahreskontingents an Urlaubstagen für die 650 Fahrer des TEC-Betriebshofes in Robermont hat sich mit SelfService von drei Wochen auf drei Tage reduziert.

In der zweiten Phase des Projekts sollen die Fahrer die Möglichkeit erhalten, über SelfService Diensttage direkt untereinander zu tauschen.

Um den Weg für personalisierte Dienstplangestaltung zu ebnen, hat TEC außerdem das Modul HASTUS-PlanCrew ergänzt, das die Einsätze unter Berücksichtigung der Mitarbeiterpräferenzen optimiert. Mit PlanCrew können die Fahrer ihre Arbeitspräferenzen per SelfService einreichen.