Modernisierung zur Erleichterung des Arbeitsalltags
Bei vielen Verkehrsbetrieben hat sich die Art und Weise, wie Informationen und Anträge auf Dienste und freie Tage gehandhabt werden, im Laufe der Jahre kaum verändert. Dabei kann an diesem schwerfälligen Verfahren viel verbessert werden.
TEC nahm die jüngste Aktualisierung seiner HASTUS-Installation zum Anlass, das SelfService-Modul zu ergänzen. Dieses intuitive und einfach zu bedienende Werkzeug rationalisiert unter anderem die Kommunikationsprozesse zwischen Planern, Betriebshofleitung und Fahrpersonal und vereinfacht so deren Arbeitsalltag.
Einfachere Kommunikation für effizientere Abläufe und Mitarbeiterzufriedenheit
SelfService digitalisiert die ständig eingehenden Anfragen und Informationen, um Disponenten, Betriebshofpersonal und Fahrern die Kommunikation untereinander zu erleichtern.
Fahrer können sich auf der sicheren SelfService-Website anmelden, um unter anderem ihre geplanten Dienste und Fahrten einzusehen, freie Tage zu beantragen, ihren Resturlaub abzufragen und Nachrichten zu senden oder zu empfangen.
Dies erleichtert den Verwaltungsaufwand auf Seiten der Disponenten, die so die Anfragen der Fahrer schneller bearbeiten können, wobei alle in HASTUS hinterlegten Regeln berücksichtigt werden.
Diese gestrafften Prozesse und die zügige Kommunikation verbessern die Zufriedenheit der Mitarbeiter bei TEC.
Über TEC
- Name, unter dem das Verkehrsunternehmen Opérateur de transport de Wallonie (OTW) den öffentlichen Personennahverkehr in Wallonien, Belgien, betreibt
- Wichtiger Akteur für Mobilität und für die wirtschaftliche, soziale und nachhaltige Weiterentwicklung des Landes
- 2.500 Busse und Straßenbahnen auf 778 Linien in Wallonien
- 49 Betriebshöfe
- 5.200 Mitarbeiter, darunter mehr als 3.300 Fahrer
Eckdaten
100 %
der Fahrer nutzen SelfService
90.000
Anträge auf freie Tage wurden im ersten Jahr mit SelfService bearbeitet
3 Tage
statt 3 Wochen dauert jetzt die Bearbeitung eines Jahreskontingents an Urlaubstagen für einen Betriebshof
Wesentliche Erkenntnisse
Einfachere Kommunikation zwischen Fahrern und Führungsverantwortlichen
Fahrer können sich jederzeit und überall auf der sicheren SelfService-Website anmelden, um Informationen abzurufen oder Anträge einzureichen. Dafür brauchen sie lediglich ein Handy, ein Tablet oder einen Computer mit Internetzugang. Alternativ können sie die SelfService-Terminals in den Betriebshöfen nutzen.
Fahrer können schnell und einfach wichtige Informationen ihres Dienstplans abrufen und Anträge einreichen, z. B. für freie Tage. Des Weiteren können geplante Schichten und Fahrten eingesehen, Urlaubsanträge eingereicht, Resturlaub abgefragt und Nachrichten gesendet und empfangen werden.
Unternehmensregeln und Vertraulichkeit der Fahrerdaten sind gewährleistet
Die Business-Regeln und -Abläufe des Unternehmens für verschiedene Arten von Anträgen – z. B. Richtlinien für freie Tage, Zeitguthaben, Sperrfristen für Arbeitszuweisungen usw. – sind in SelfService direkt hinterlegt. Fahrer können daher nur Anträge stellen, die von vornherein den anwendbaren Regeln entsprechen. Für Führungsverantwortliche bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis.
SelfService gewährleistet die Vertraulichkeit der Fahrerdaten. Die Anmeldung beim Portal erfolgt mit einer sicheren Benutzerkennung, und nur ein sehr begrenzter Personenkreis innerhalb des Unternehmens hat im Rahmen seiner Arbeit Zugang zu diesen Informationen.
Enge Anbindung an die Module für Planung und Disposition
TEC nutzt HASTUS seit 1997 für die Planung und Disposition. Mit dem neuen SelfService-Modul, das in die anderen Module von HASTUS eingebettet ist, kann TEC Fahreranfragen nun auch direkt in HASTUS empfangen und bearbeiten. Darüber hinaus entfällt das Risiko von Übertragungsfehlern, das bei den alten Prozessen bei TEC immer gegeben war.
So können noch weitere Bereiche von SelfService profitieren. Für die langfristige Planung liefert das Modul die aktuelle Verfügbarkeit von Fahrern, während Betriebshofmanager und Disponenten in Echtzeit über Mitarbeiterausfälle oder Verspätungen informiert werden.
Dieser gemeinsame Zugang zu Informationen gibt den Schaltstellen in Planung und Disposition mehr Flexibilität, um schnell auf Anfragen reagieren und Serviceanpassungen vorschlagen oder vornehmen zu können.
Erste Ergebnisse und Vorbereitung auf personalisierte Dienstplangestaltung
TEC entschied sich für eine mehrstufige Einführung von SelfService. Zunächst arbeitete ein begrenzter Personenkreis, zu dem Fahrer und HASTUS-Anwender gehörten, probeweise mit dem Modul, um potenzielle Probleme vor der unternehmensweiten Einführung zu ermitteln und zu beheben.
TEC hat außerdem ein Video erstellt, in dem die Testpersonen über die Vorteile des neuen Moduls berichteten, um auch andere Mitarbeiter für die Nutzung zu begeistern.
SelfService wurde innerhalb von drei Monaten unternehmensweit eingeführt. Im ersten Jahr der Nutzung wurden 90.000 Anträge auf freie Tage mit dem Modul bearbeitet.
Der Zeitaufwand für die Bearbeitung des Jahreskontingents an Urlaubstagen für die 650 Fahrer des TEC-Betriebshofes in Robermont hat sich mit SelfService von drei Wochen auf drei Tage reduziert.
In der zweiten Phase des Projekts sollen die Fahrer die Möglichkeit erhalten, über SelfService Diensttage direkt untereinander zu tauschen.
Um den Weg für personalisierte Dienstplangestaltung zu ebnen, hat TEC außerdem das Modul HASTUS-PlanCrew ergänzt, das die Einsätze unter Berücksichtigung der Mitarbeiterpräferenzen optimiert. Mit PlanCrew können die Fahrer ihre Arbeitspräferenzen per SelfService einreichen.
Für uns Planer ist SelfService wirklich das beste Werkzeug. Wir können damit viel schneller und effizienter arbeiten, wenn es um die Genehmigung von Urlaub und die Kommunikation mit den Fahrern geht. Mit SelfService geht alles sofort und in Echtzeit.
Alain Romano, Studienleiter
TEC
SelfService bringt Flexibilität und Effizienz in unsere Kommunikationsprozesse in der Planung und Disposition. Unsere Mitarbeiter haben dieses einfach zu bedienende und intuitive Werkzeug schnell angenommen.
Geneviève Higny, Leiterin der Abteilung Operative Studien
TEC